Outlook - utilisation et bonnes pratiques
Pourquoi utiliser Outlook ?
Outlook est l'outil de messagerie officiel de notre établissement : utiliser systématiquement Outlook pour vos courriers professionnels vous évite de donner accidentellement votre mail privé à n'importe qui. De plus, c'est sur Outlook que vous trouverez le calendrier du gymnase, et donc beaucoup d'informations qui sont nécessaires au bon déroulement de votre année scolaire.
Comment et sur quel support utiliser Outlook ?
Vous trouverez toutes les indications nécessaires pour accéder à vos mail sur différents supports dans ce document.
Il y a trois solutions :
- En ligne : c'est ce qu'il faut utiliser depuis un ordinateur qui ne vous appartient pas, notamment sur les ordinateurs du gymnase.
- Depuis une application de messagerie (p.ex. Mail ou Outlook) : c'est ce que nous vous conseillons d'utiliser sur votre propre ordinateur.
- Depuis l'application smartphone Outlook : c'est ce que vous pouvez utiliser sur votre smartphone.
Différer l'envoi d'un mail
Pourquoi ?
Parfois, vous avez besoin de vous libérer l'esprit en écrivant un mail à 2h du matin ou le dimanche matin, mais vous ne souhaitez pas prendre le risque de déranger votre destinataire en dehors de ses heures de travail ? Il vous est aussi peut-être déjà arrivé de cliquer sur "Envoyer" et de réaliser pile à ce moment-là que vous avez oublié la pièce jointe, ou oublié un "s" à la fin d'un mot ? Différer l'envoi d'un mail peut donc vous être utile ! En effet, lorsque vous avez programmé l'envoi d'un mail, vous pouvez encore le modifier avant qu'il parte.
Comment ?
En ligne :
- Comme d'habitude, cliquez sur "Nouveau courrier" pour écrire votre mail.
- Une fois votre mail rédigé, cliquez sur la petite flèche à côté du bouton "Envoyer" en-dessous de votre mail, puis cliquez sur "Envoyer ultérieurement".
- La fenêtre qui s'ouvre vous propose "Demain matin" ou "Dimanche matin". La plupart du temps, il faudra donc cliquer sur "Heure personnalisée".
- Choisissez la date et l'heure qui vous conviennent, puis cliquez sur "Envoyer".
Si vous souhaitez modifier votre mail après cela, vous le retrouverez dans vos brouillons, cliquez dessus, puis :
- Cliquez sur le petit crayon en haut à droite, puis sur "Modifier l'adresse e-mail".
- Modifiez votre mail comme vous le souhaitez.
- Cliquez à nouveau sur la flèche à côté du bouton "Envoyer", puis sur "Envoyer ultérieurement".
- Sélectionnez "La dernière heure choisie" (sauf si vous avez changé d'avis !) et cliquez sur "Envoyer".
Avec l'application Outlook de votre ordinateur :
- Comme d'habitude, cliquez sur "Nouveau courrier".
- Dans le menu en haut de la fenêtre, cliquez sur "Options", puis sur "Différer la livraison". (Remarque : en fonction de votre affichage, peut-être qu'il faudra que vous cliquiez sur "\(\cdots\)" pour accéder à l'option "Différer la livraison".)
- Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Dans la section "Options de remise", modifiez la date et l'heure de la ligne "Ne pas envoyer avant", puis fermez la fenêtre.
(N'hésitez pas à jeter un œil aux autres options que vous pouvez choisir, certaines pourraient vous intéresser 😉.) - Une fois que vous aurez cliqué sur "Envoyer", votre message se situera dans la boîte d'envoi, jusqu'à la date et heure que vous avez choisies. Si vous voulez le modifier d'ici-là, il suffit de double-cliquer dessus, de faire les modifications voulues et de cliquer à nouveau sur "Envoyer".
Avec l'application Outlook de votre smartphone :
Pour le moment, il ne semble pas que cela soit possible depuis un téléphone.Convoquer des élèves/collègues pour une réunion
Si vous souhaitez organiser une réunion, vous pouvez l'agender et inviter les personnes conviées par la même occasion. Ainsi, les personnes n'auront qu'à accepter l'invitation pour que la réunion soit ajoutée à leur propre calendrier.En ligne :
- Ouvrez votre calendrier Outlook et cliquez sur "Nouvel événement".
- Donnez un nom à votre réunion, et ajoutez (si vous le souhaiter) des participants (qui peuvent être des groupes ou des personnes (@eduvaud ou pas !)).
- Choisissez l'horaire et le lieu de votre réunion et assurez-vous que "Réunion Teams" ne soit pas "coché". (Sauf si vous souhaitez faire votre réunion à distance.)
- Au besoin, vous pouvez ajouter une description ou même des fichiers (un ordre du jour par exemple) à votre événement.
- Cliquez sur "Envoyer".
- Vous pouvez ensuite voir les réponses de vos invités en cliquant sur votre événement dans le calendrier.
Sur votre ordinateur avec l'application Outlook :
- Ouvrez le calendrier et cliquez sur "Nouvelle réunion > Nouvelle réunion".
- Donner un nom à votre réunion, et ajoutez des participants sur la ligne "Obligatoire".
- Choisissez l'horaire et l'emplacement de votre réunion. Effacez la suggestion automatique "Réunion Microsoft Teams" (sauf si vous souhaitez faire votre réunion à distance.)
- Vous pouvez effacer la description automatique (qui insère un lien pour Teams qui n'est utile que si vous souhaitez faire la réunion à distance), et ajouter votre propre description. Si vous souhaitez ajouter un fichier, il faut aller dans le menu Insertion (en haut de la fenêtre).
- Cliquez sur "Envoyer"
- Vous pouvez voir les réponses de vos invités en cliquant sur votre événement.